ข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

1. คู่สัญญาและขอบเขต

ข้อตกลงนี้ทำระหว่างโรงเรียนที่ผู้ดูแลหลักสร้างไว้ในระบบ (เรียกว่า "โรงเรียน" หรือ "ผู้ควบคุมข้อมูล") กับ Khapdee.co (เรียกว่า "ผู้ให้บริการ" หรือ "ผู้ประมวลผลข้อมูล") ใช้กับข้อมูลส่วนบุคคลที่โรงเรียนกรอกหรือนำเข้าในบริการ คาบดี (KhapDee) และเป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดการใช้บริการ

ผู้ดูแลหลักที่กดยอมรับยืนยันว่าได้รับมอบหมายหรืออนุญาตจากโรงเรียน (เช่น ผู้บริหารโรงเรียน) ให้ใช้บริการและตกลงข้อตกลงนี้แทนโรงเรียน และโรงเรียนผูกพันตามข้อตกลงนี้

2. รายละเอียดการประมวลผล

• วัตถุประสงค์: จัดตารางสอน บันทึกการลา จัดครูสอนแทน และจัดทำรายงานให้โรงเรียน
• เจ้าของข้อมูล: ครูและบุคลากรของโรงเรียน
• ประเภทข้อมูล: ชื่อ รหัสครู กลุ่มสาระ วิชาและชั้นที่สอน ครูที่ปรึกษา ภาระงานสอน วันที่ลาและประเภทการลา
• ข้อมูลที่ไม่เก็บ: ข้อมูลส่วนบุคคลรายบุคคลของนักเรียน เหตุผลการลา และข้อมูลอ่อนไหว เช่น ข้อมูลสุขภาพ โรงเรียนตกลงไม่กรอกข้อมูลเหล่านี้
• ระยะเวลา: ตลอดเวลาที่โรงเรียนใช้บริการ และจนกว่าการลบข้อมูลตามข้อ 8 จะเสร็จสิ้น

3. หน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูล

ผู้ให้บริการตกลงว่าจะ

• ประมวลผลข้อมูลตามคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรของโรงเรียน ซึ่งได้แก่ข้อตกลงนี้และการใช้งานระบบของโรงเรียน และไม่ใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่นหรือเพื่อการโฆษณา
• ให้ผู้ที่เข้าถึงข้อมูลผูกพันต่อการรักษาความลับ
• รักษาความปลอดภัยของข้อมูลตามข้อ 5
• ช่วยโรงเรียนตอบสนองคำขอใช้สิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล (เข้าถึง แก้ไข ลบ ส่งออก) ตามเครื่องมือที่ระบบมีให้ และตามคำขอที่เหมาะสม
• แจ้งโรงเรียนโดยไม่ชักช้าเมื่อทราบเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อให้โรงเรียนแจ้งสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด
• จัดทำบันทึกรายการประมวลผลตามที่กฎหมายกำหนด และให้ข้อมูลที่จำเป็นเมื่อโรงเรียนขอตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อตกลงนี้อย่างสมเหตุสมผล

4. หน้าที่ของโรงเรียนในฐานะผู้ควบคุมข้อมูล

โรงเรียนตกลงว่าจะ

• มีฐานทางกฎหมายในการนำข้อมูลของครูและบุคลากรเข้าสู่ระบบ และแจ้งให้บุคคลเหล่านั้นทราบตามที่กฎหมายกำหนด
• กรอกเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น และไม่กรอกข้อมูลที่ระบุไว้ในข้อ 2 ว่าไม่เก็บ
• ดูแลสิทธิ์ของสมาชิกในโรงเรียน และเอาผู้ที่ไม่ควรเข้าถึงข้อมูลออกจากระบบ
• รับผิดชอบการตอบคำขอใช้สิทธิ์ของครูและบุคลากรในฐานะผู้ควบคุมข้อมูล

5. มาตรการรักษาความปลอดภัย

ผู้ให้บริการใช้มาตรการอย่างน้อยดังนี้

• เชื่อมต่อด้วย HTTPS ทั้งหมด
• แยกข้อมูลของแต่ละโรงเรียนออกจากกัน ทั้งในโค้ดและที่ระดับฐานข้อมูล (Row Level Security)
• ตรวจสิทธิ์ตามบทบาทในทุกการแก้ไขข้อมูล และบันทึกเหตุการณ์สำคัญ
• เข้ารหัสไฟล์สำรองฐานข้อมูล และจำกัดสิทธิ์เข้าเซิร์ฟเวอร์เฉพาะผู้ดูแล

6. ผู้ประมวลผลช่วง

โรงเรียนอนุญาตให้ผู้ให้บริการใช้ผู้ประมวลผลช่วงต่อไปนี้ และผู้ให้บริการรับผิดชอบให้ผู้ประมวลผลช่วงปฏิบัติตามมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลที่ไม่ต่ำกว่าข้อตกลงนี้

• Hetzner Online GmbH: ผู้ให้บริการเซิร์ฟเวอร์ (ศูนย์ข้อมูลที่เฮลซิงกิ ประเทศฟินแลนด์)
• Google: ยืนยันตัวตนผู้ใช้เมื่อเข้าสู่ระบบ (ไม่ได้รับข้อมูลตารางสอนหรือข้อมูลครู)
• หากจะเพิ่มหรือเปลี่ยนผู้ประมวลผลช่วง ผู้ให้บริการจะแจ้งในเอกสารนี้ และขอให้ผู้ดูแลหลักของโรงเรียนยอมรับเวอร์ชันใหม่

7. การส่งหรือโอนข้อมูลไปต่างประเทศ

ข้อมูลเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ในประเทศฟินแลนด์ (สหภาพยุโรป) โรงเรียนรับทราบและอนุญาตให้ส่งข้อมูลไปยังต่างประเทศเพื่อการให้บริการตามข้อตกลงนี้ โดยผู้ให้บริการดำเนินการให้มีมาตรการคุ้มครองข้อมูลที่เหมาะสมตามกฎหมายไทย

8. การส่งออกและการลบข้อมูลเมื่อสิ้นสุด

• ผู้ดูแลหลักส่งออกข้อมูลทั้งโรงเรียนได้เองเป็นไฟล์ Excel และ JSON ทุกเมื่อ
• เมื่อผู้ดูแลหลักสั่งลบโรงเรียน ระบบรอ 30 วันแล้วลบข้อมูลของโรงเรียนถาวร
• ข้อมูลที่ลบแล้วอาจยังอยู่ในไฟล์สำรองที่เข้ารหัสไว้ไม่เกิน 30 วัน แล้วจะถูกลบตามรอบ

9. ความรับผิดและกฎหมายที่ใช้บังคับ

ความรับผิดของคู่สัญญาเป็นไปตามข้อจำกัดความรับผิดในข้อกำหนดการใช้บริการ ข้อตกลงนี้อยู่ภายใต้กฎหมายไทย และข้อพิพาทที่ตกลงกันไม่ได้ให้อยู่ในเขตอำนาจศาลไทย

10. การเปลี่ยนแปลงและการบันทึกการยอมรับ

เมื่อแก้ไขข้อตกลงนี้ ระบบจะปรับเลขเวอร์ชัน และขอให้ผู้ดูแลหลักของโรงเรียนยอมรับใหม่ก่อนใช้งานข้อมูลของโรงเรียนต่อ ระบบบันทึกเวอร์ชัน วันเวลา และบัญชีของผู้ดูแลหลักที่ยอมรับ ผู้ดูแลหลักพิมพ์หรือบันทึกข้อตกลงนี้เป็น PDF เก็บไว้ได้จากหน้าอ่านเอกสาร

สอบถามได้ที่ privacy@khapdee.co